مديريت زمان به اقتضاي زمان

1.درباره مسائلي كه باعث ميشوند تا شما برنامه و فعاليتهاي زمانبندي شده خود را رها سازيد فكر كنيد.

يك ايده بسيار خوب اين است كه شما به طور مرتب چگونگي سپري كردن زمانهايتان را ارزيابي كنيد. در برخي موارد بهترين كار اين است كه كاري را كه چندان فايده اي براي شما ندارد متوقف كرده و به چيزهايي كه ارزش بيشتري دارند بپردازيد (توجه كنيد كه چه چيزي را رها مي كنيد تا فعاليت هاي فعلي خود را نگه داريد و انجام دهيد)

2.از روش بهره وري شخصي استفاده كنيد

به كارگيري روشبهره وري شخصي مي تواند شما را در پيگيري كارهايي كه  لازم است انجام دهيد سازماندهي و اولويت بندي كارها و نيز توسعه ي برنامه ي مناسب كه بتوانيد آنرا تكميل كنيد ياري كند.

3.عادت هاي بد را شناسايي كنيد.

عادت هاي بدي را كه باعث تلف شدن زمان,خراب شدن هدف ها و متوقف شدن موفقيت ها مي شود شناسايي كنيد.بعد تك تك بر روي آنها كار كرده و بطور سيستماتيك آنها را از زندگي خود حذف كنيد.به ياد داشته باشيد كه راحت ترين راه براي حذف عادت هاي بد جايگزين كردن با عادت هاي خوب است.

4.به انجام دادن كارها در نهايت كامل پايبند نباشيد.

برخي از كارها نيازمند بهترين و بالاترين تلاش نيست.فرستادن پست الكترونيكي به همكاران نبايد بيش از چند دقيقه زمان بگيرد. ياد بگيريد كه ميان كارهايي كه لازم است در حد عالي انجام شوند و كارهايي كه فقط بايد انجام شوند تفاوت بگذاريد.

5.ازانجام كارهايي كه فقط وقت را پر مي كنند بپرهيزيد .

وقتي كه شما فهرستي از فعاليت هاي مهم براي انجام دادن داريد مراقب باشيد كه با انجام فعاليت هايي كه پر كننده وقت هستند از فعاليت هايتان باز نمانيد.كارهايي همانند سازماندهي قفسه ي كتاب و يا بايگاني كاغذها را مي توان تا زماني كه فعاليت هاي  اولويت دار انجام نشده اند عقب انداخت.

6.در تله ي كارايي نيفتيد.

كارايي لزوما" به معناي بهره ور بودن نيست. از اينكه فعاليت هايي با كرايي بالا انجام دهيد در صورتي كه اصلا" نبايد آنها را انجام دهيد بپرهيزيد.فقط براي اينكه شما مشغول باشيد و كاري را انجام دهيد به اين معنا نيست كه واقعا" كار معني دار وپر اهميتي را انجام مي دهيد.

7.از طفره رفتن و تعويق كارها براي افزايش بهره وري بهره بگيريد.

طفره رفتن الزاما" چيز بدي نيست در اين راستا كه شما آنرا براي به تاخيرانراختن كارهايي كه اولويت پاييني دارند يا اصلا" نبايد انجام شوند به كار ببريد يعني:آنقدر منتظر شويد تا كار به اندازه اي مهم شود كه شايستگي اختصاص وقت را پيدا كند.

8.از قانون 80/20 استفاده كنيد.

اين قانون مي گويد كه 20% فعاليت هاي شما 80% ارزش را ايجاد مي كند برخي از فعاليت ها مقدار بسيار بيشتري از بازگشت زمان و انرژي كه شما براي آن كار مصرف مي كنيد,دارد.بنابراين با اولويت بندي,وقت خود را روي فعاليت هايي با بازدهي بالا متمركز كنيد.

9.از چرخه ي انرژي خود بهره ببريد.

همه ما زمانهايي را در روز احساس بهره ور بودن و زمانهايي را نيز احساس گرانجاني و تنبلي ميكنيم. از اين وضعيت كم وزياد شدن انرژي بايد استفاده مناسب كرد. يعني امور چالشي و پيچيده را در مواقعي كه انرژي بالايي داريم و امور با اولويت پايين عادي و غير چالشي را در ساير زمانها انجام دهيم.

10.از افكار واهي وپوچ بپرهيزيد.

افكار پوچ ميتواند برنامه هاي خوب پايه گذاري شده را از بين ببرد. ميتوان با يادگيري اينكه چگونه از پروژه هاي خود انتظار واقع بينانه اي داشته باشيم از اين موضوع پرهيز كنيم. ضمنا" مطمئن شويد كه در برنامه هايتان مسائل و خطاهاي غير قابل انتظار را در نظر گرفته ايد.

11.از نامه هاي الكترونيكي مكانيزه استفاده نكنيد.

برخي از نرم افزارهاي نامه الترونيكي شمارشگر زمان دارند به گونه اي كه نامه هاي شما را در زمان هاي معيني چك ميكنند و رسيدن نامه هاي جديد را اعلام ميكنند از اين برنامه ها استفاده نكنيد. بررسي نامه هاي الكترونيكي به محض اينكه براي شما ارسال ميشوند موجب حواس پرتي شما ميشود و زمان را تلف ميكند. بسته به نيازتان 3 تا 5 بار در روز در زمانهاي تعريف شده اي نامه ها را چك كنيد.

12.زمان خود را متوازن كنيد.

وقتي شما دسته هاي متفاوتي از فعاليت داريد با تخصيص هر دسته فعاليت به هر هفته توازن بهتري براي زمان خود برقرار ميكنيد. براي مثال: يك  هفته روي مسائل مالي و مسائل داخل خانه و هفته بعد به آرامش و تفريح خود زمان اختصاص دهيد.

13.بايگاني با دسترسي آسان را تجربه كنيد.

تلاش براي يافتن پرونده هايي كه اغلب مورد استفاده قرار ميگيرند در بايگاني پيچيده ميتواند خسته كننده و زمان گير باشد. به جاي بايگاني پراكنده باييگاني سازمان يافته و   با دسترسي سريع داشته باشيد. فايل كشودار در ميز كار محل مناسبي براي مواردي است كه اغلب مورد استفاده قرار ميگيرند.

14.تندخواني را ياد بگيريد.

تندخواني مهارت با ارزشي است به ويژه اگر زمان زيادي   از روز را براي مستندات صرف كنيد. براي يادگيري تندخواني ميتوانيد كلاس برويد برنامه آن را تماشا كنيد و يا كتابهاي مرتبط را بخوانيد.

15.از كارهايتان كپي پشتيبان تهيه كنيد.

چند وقت يكبار از كارها كپي پشتيبان تهيه ميكنيد؟ شما نميدانيد كه جه موقع مشكل كامپيوتري خواهيد داشت بنابراين تهيه كپي پشتيبان به صورت دوره اي از استرس هاي بعدي جلوگيري خواهد كرد.

16.براي مديريت زمان مانند كودكان گام به گام عمل كنيد.

يادگيري مديريت زمان هنر است. براي تغيير پايدار در هر زمان تغيير كوچكي بدهيد. به ياد داشته باشيد كه براي شكل گيري عادت جديد دست كم به چند هفته وقت نياز داريد.

17.فعال باشيد.

بدن فعال شما را به سوي ذهن شاداب و هشيار هدايت ميكند. داشتن يك ورزش ثابت و مداوم كمك ميكند تا بدن شما شكل مناسب خود را حفظ كند و توانايي ذهني شما نيز افزايش يابد. اگر شما براي اينكار وقت زيادي نداريدروزانه 10 دقيقه ورزش كنيد.

منبع:goalstoaction  

 

گردآورنده: فروغ مسگری